Povestea Storeware

Ce este Storeware?

Ca să fie totul simplu, Storeware este un program prin care se menţine o supraveghere strictă a mişcării deşeurilor de la generare până la reciclare sau distrugere.

Instalarea iniţială nu ridică probleme tehnice deosebite. Dacă deţii calculatoare cu Windows⁽¹⁾ pe ele, ai aproape toate criteriile îndeplinite. Mai ai nevoie doar de un server pe care se vor incarca inregistrarile pe care le efectuezi. Îţi vom livra un mic program instalabil, prin care vei face conectarea la baza de date pe care o punem la dispoziţia ta. Acest soft îl vei instala pe calculatoarele pe care vei gestiona deşeurile. Să te asiguri că ele sunt legate in retea, cel puţin pe perioada în care se va lucra în gestiune.
(1) Sisteme suportate: Windows 10, 8, 7, Vista si XP (pe 32 şi pe 64 biţi)

Pentru cine s-a născut Storeware!

Storeware a apărut din nevoia acută de a ţine o evidenţă detaliată asupra deşeurilor de către companiile care transportă, procesează şi distrug deşeurile. Datorită caracterului lor potenţial periculos, precum şi a birocraţiei relativ stufoase care însoţesc aceste activităţi s-a creat nevoia unei gestionări a deşeurilor la un nivel tehnic ridicat. Această necesitate de supraveghere în detaliu o înplinim prin această aplicaţie.

Cum te ajută Storeware?

Pentru a fi critici un pic, Storeware nu face totul. El nu poate înlocui managerul, gestionarul sau doamna de la logistică. Ceea ce face însă, şi o face de câţiva ani încoace, este să scurteze timpii de preluare a deşeurilor, să evidenţieze deşeurile periculoase, să menţină ordinea în contractele curente sau care ar trebui reînoite, să factureze şi să urmărească plata facturilor. Uşurează munca logisticii prin supravegherea maşinilor şi a transporturilor. Generează anexele necesare deplasării ţinând evidenţa generatorului, transportatorului şi a destinatarului. Pune la dispoziţia managerului rapoarte detaliate şi concise despre mişcări şi perioade. Afişează datele necesare raportărilor pentru organele de mediu. Se pot efectua chiar si rapoarte foarte complicate cu uşurinţă, pentru că se pot exporta datele în Excel, de unde se pot face oricâte calcule suplimentare necesită acest raport.

Să punem lupa pe Storeware!

Privit în detaliu, un ochi obişnuit cu circuitul actelor din domeniul deşeurilor va observa că Storeware urmăreşte acest traseu în detaliu. Acest mod de abordare scurtează timpii în care personalul se va familiariza cu utilizarea programului, pentru că timpul costă bani.

Parteneri

Începutul, ca şi în realitate, este să cunoşti partenerii cu care lucrezi. Introducerea partenerilor este primul pas pentru aducerea bazei de date la zi. Şi să nu uit să iţi spun ceva important. Cu cât mai multe detalii se introduc, cu atât mai multe informaţii vei avea. Iar informaţia este o resursă foarte scumpă. Să nu te zgârceşti la ea, ci să introduci cât mai multe date. Mai târziu vei avea nevoie de ele şi îţi vor folosi.

Fereastra de introducere a partenerilor este împărţită în 3 regiuni. Prima regiune deţine informaţiile despre partener în mod general, informaţii cum ar fi numele clientului, codul unic CUI, adresa sediului sau autorizaţiile de diferite tipuri.

Telefonul, email-ul şi faxul sunt esenţiale. Fă-ţi timp şi introdu aceste date, iar autorizaţiile cu data lor de expirare te vor ajuta să fi un pas în faţa clienţilor. Imaginează-ţi cât de bine le va cădea colaboratorilor să îi suni şi să le spui discret să nu uite să-şi refacă actele – şi astfel comenzile să nu se oprească din cauza birocraţiei.

Regiunea urmatoare este dedicată oamenilor. Mai exact persoanei care reprezintă partenerul. De obicei este persoana de contact din partea clientului. Aceste date se vor regăsi şi într-o altă fereastră numita „Contacte”. Ele te vor ajuta să ştii cu cine şi cum să comunci cu clientul tău.

Căsuţele de text cu lupă  au proprietatea de a filtra datele din tabelul prezentat în pagină după textul care este introdus în căsuţă. Astfel orice parte de cuvânt care conţine textul va fi prezentată, restul nu vor fi afişate pentru uşurinţa de a găsi informaţia. Pentru a dezactiva această funcţie se face click pe lupă, care va apărea barată.

Ultima regiune este o regiune foarte specială. Ea este regiunea dedicată punctelor de lucru ale partenerului. Am spus deja că este specială, deci vom acorda o atenţie deosebită acestei regiuni. Dacă un client are mai multe puncte de lucru de unde se vor genera sau ridica deşeuri, vei avea nevoie să cunoşti exact de unde provin. Atât ca şi adresă, cât şi ca judeţ. Despre date de contact, telefon, email din locaţie nici nu se mai pune problema.

Vom putea adăuga oricâte puncte de lucru are clientul, completând datele în casuţe şi apoi apăsând butonul verde cu plus. Dacă am greşit şi trebuie să modificăm detalii, vom alege din tabel punctul de lucru cu dublu-click si vom modifica datele din căsuţe. Acceptarea modificărilor se face apăsând butonul săgeată. Iar dacă punctul de lucru a fost introdus eronat, acesta se poate sterge, selectându-l din tabel şi apăsând butonul roşie minus. Totuşi, dacă un client va închide puncte de lucru, să nu le ştergi, pentru că de ele sunt legate intrări, anexe şi alte acte importante. Lasă-le acolo şi pune o notă în observaţii despre punctul de lucru care nu mai este valabil.

Este timpul să îţi spun un lucru important, care se face mereu la fel pe tot parcursul programului. Dacă introduci un partener nou (în paranteză îţi spun, orice fereastră care are ceva de introdus are aceeasi tehnică), se completează datele şi se apasă butonul „Adăugare”. Dacă vrei sa modifici un partener (sau orice altceva introdus) se selectează partenerul din tabelul mare cu dublu-click. Datele acelui partener vor trece în căsuţe şi tu le vei putea modifica. Când eşti sigur că toate datele sunt corecte, atentie aici, apeşi butonul „Modificare”. Să nu apeşi Adăugare, şi Doamne fereşte, să dublezi datele. În marea majoritate a ferestrelor te voi avertiza şi voi încerca să te opresc să greşeşti, dar tu trebuie să lucrezi corect.

Când selectezi o linie din tabel, datele vor fi scrise în căsuţe si vor apărea 2 butoane importante. Butonul Modificare şi butonul Stergere. Cu ele vei putea modifica datele selectate, sau chiar sterge acea înregistrare. Foloseste-le cu mare atenţie, pentru că ele modifică ireversibil datele alese.

Un ultim retuş al acestei pagini, două butoane care dau sarea şi piperul ferestrei, butonul de „Refresh” (săgeata întoarsă) , care reîmprospătează înregistrările din tabel şi butonul „Guma de sters”, care curăţă rapid toate căsuţele din fereastră şi afişează totul în tabel (şterge filtrele tabelului). Şi nu cred că mai trebuie să îţi spun, la fel se face în orice fereastră.

Cam atât despre Parteneri. Vom trage o gură de aer şi vom merge mai departe. Călătoria noastră abia începută se mută într-un loc foarte interesant. Ne vom plimba împreună prin contracte.

Contracte

Deja suntem încălziţi, aşa că putem să schimbăm pasul într-unul mai vioi.

Un contract este definit în mod unic de serie, număr şi dată. De asemenea data întocmirii poate fi diferită de data intrării în vigoare iar data expirării îţi spune de când contractul nu mai este valabil (sau mai bine spus, data în care contractul trebuie reînoit). Şi ca să fie lucrurile mai interesante, am creat  o opţiune frumoasă, care generează numere de top pentru contracte, dar nu numai pentru contracte. Aceasta optiune, care se activează din butonul  „alege din top”, ţine evidenţa seriilor şi numerelor în mod automat.

Ca un intermezzo, există documente generate din program, care au ataşat un cod de bare. Acest cod te ajută cu un scaner, să identifici imediat actul tipărit şi să afişeze toate detaliile înregistrării. Un astfel de document este şi contractul. Mai sunt şi altele care le vom descoperi împreună în această prezentare.

Contractul se încheie între tine şi un partener, care poate fi client sau furnizor. Indiferent de felul lui, va fi ales din acelaşi loc, din fereastra de parteneri. Dar cum? Viteza şi informaţiile complete fac un manager de succes. Şi o mostră de informaţii rapide şi complete obţii cu ajutorul unei unelte foarte puternice.  Unealta se numeşte SmartSelection® şi îţi oferă posibilitatea de a vedea datele complete despre client, înainte de a alege partenerul dorit. Şi ce este cel mai frumos, este că această unealtă o poţi folosi la multe elemente care necesită o atenţie mărită. Un click şi ai toate detaliile, incă un click şi făcut alegerea. Simplu, usor, rapid, exact cum îţi doreşti să îţi rezolvi problemele.

Persoana cu care discuţi contractul nu este o cifră, un procent. Este un om, cu care vorbeşti, cu care negociezi, chiar care îţi plăteşte facturile. Merită să cunoşti despre el cât mai multe date. Şi deja ştii cum, nu? SmartSelection®, îţi deschide fereastra de persoane de contact.  Şi acum esenţa contractului, serviciile şi produsele contractate.

Cele trei butoane verde cu plus pentru adăugare, roşu cu minus pentru ştergere şi săgeată pentru modificarea datelor se aplică în orice fereastră care are tabelaşe cu detalii.

Ele se aleg cu SmartSelection®, se pun preţuri, cantităţi minime şi monedă şi se adaugă în tabelaş. Despre tabelaş am vorbit mai sus, şi stiu sigur că nu vei avea probleme să lucrezi cu el, pentru că este intuitiv. Îţi voi arăta fereastra de contracte pentru a vedea şi singur cât de utila este.

Optiunea neactivată, care se vede în culoare sepia, o vei putea folosi, doar în versiunea Basic sau Premium. Se numeste SmartDocument® si are o utilitate deosebită, mult folosită de companii, de a memora scanuri, documente, poze, legate de acel contract. Şi de a le reda atunci când ai nevoie. O prezint, pentru ca tu să ştii cum o poţi obţine, dacă şi mai ales când vei avea nevoie de ea.

Pentru că un contract este cel mai important act dintre două companii, observaţiile despre acel contract sunt vitale. Şi de aceea le poti scrie mare, mic sau cu roşu ca să atragă rapid privirea şi să fie citite.

Ca un bonus pentru răbdarea cu care m-ai citit, am pus 2 butoane care te vor ajuta în munca ta, „Document”, iţi scrie contractul în Word, după un format al tău şi „Factură” iţi generează factura cu taxa de contract. Sper să nu te supere faptul că ai mai multe butoane pe ecran. Sunt sigur că îţi folosesc. Ar mai fi lucruri de vorbit la contracte, dar deja am stat cam mult aici şi vorba lungă este sărăcie. Scurtând, trecem la următorul punct: Intrările.

SmartSelection®  este activ în căsuţele albastru deschis, care la click, vor deschide ferestrele resurselor aferente. Ferestrele  sunt asemănătoare cu cele deschise din meniul principal, însă vor avea tabelul de selecţie în partea stângă pentru a alege mai usor. Si un buton in plus, „selectare date” pentru a transfera datele alese în fereastra de unde am pornit.

Intrări

Deja suntem la jumătatea acestei poveşti. Sunt sigur că ai găsit funcţii de care ai nevoie şi deja iţi imaginezi cum te-ar ajuta pe tine în activitate. Iar asta este un lucru bun, pentru că tot ce imi doresc este ca munca mea să iţi facă munca ta mai usoară.

Ce îţi voi prezenta acum este o etapă avansată, clientul iţi predă deşeuri, care este unul dintre ţintele tale. Aceste deşeuri vor fi introduse în curte şi implicit în baza de date. Între persoanele juridice, documentul de intrare cu care se face recepţia deşeurilor este Anexa 2 pentru deşeuri periculoase si Anexa 3 pentru deşeuri nepericuloase. Aceste acte vor trebui completate şi în program, pentru a putea efectua intrarea în mod corect. Să recapitulăm, folosim SmartSelection® pentru Anexa 2 sau 3 si alegem anexa. Dar dacă am ajuns aici, iţi voi face o destăinuire. Dacă nu ai actul introdus în momentul intrării, SmartSelection® îţi permite să completezi pe loc acel act, să-l introduci şi să-l selectezi. Nu am puteri paranormale dar cred că ştiu la ce te gândeşti acum. Te gândeşti cum adică să completezi documentul pe loc. Am să-ţi explic acum. La deschiderea unei ferestre cu SmartSelection®, ai acces şi la butonul “Adăugare” şi la căsuţele pentru completare. Iar anexele conţin exact datele din document, pe care sunt sigur că l-ai completat de multe ori până acum.

Cantitatea din anexă, partenerul generator, numărul contractului, deşeul vor fi completate automat în intrare, reducând timpii de completare substantial, ceea ce este important. Căci timpul

este cea mai preţioasă resursă pe care o avem. Şi aşa cum cred că te-am obişnuit, am o surpriză pentru tine, venită cu energia experienţei de câţiva ani. Am adăugat 2 căsuţe speciale numite „Provenienţă” şi „Destinaţie”. Aceste câmpuri îţi oferă un nivel sporit al controlului asupra deşeului. Modul în care poţi să priveşti aceste câmpuri este ca o magazie din depozitul tău (aceasta este destinaţia) iar această magazie o imparţi în zone (aceasta este provenienţa). Şi partea frumoasă este că îţi poţi crea câte magazii ai nevoie, pentru a împărţi gestiunea după managementul propriu pe care îl ai implementat. Şi pentru ca încheierea să fie elegantă, căsuţa „Transportator” permite să alegi cu ce transportator s-a efectuat intrarea, iar acest transportator este filtru în rapoarte. Dar despre rapoarte la timpul potrivit. Închidem uşa intrărilor apăsând butonul Adăugare, care introduce intrarea în stocul firmei.

Căsuţele albastru închis nu se pot scrie. Ele sunt completate cu date alese prin intermediul SmartSelection® din alte ferestre.

Generatori

Daca esti generator de deseuri, aceasta descriere te va interesa in mod expres. Pentru generatori, se poate activa un modul special care ii va permite acestuia sa gestioneze deseurile generate.

Pentru ca generarea deseurior este direct legata de transportator sau procesator final, fereastra este astfel creata, sa se poata completa o lista cu deseuri generate cu un anumit act, de exemplu un aviz. Daca nu se stocheaza aceste deseuri, ci vor fi preluate de transportator, vor fi lipite la deseuri anexa 2 sau 3, in functie de tipul deseului generat.

Sigur ca la adaugare se pot automat creea si aviz de transport si factura daca deseul este purtator de valoare.

Insa daca deseurile generate se stocheaza se vor aduga in intrari si stocuri prin intermediul butonului Adaugare Intrari. Si astfel intra in circuitul firesc al deseului.

Acest modul nu este inclus in varianta “Storeware Online”. Asta pentru ca necesita un server dedicat, daca esti generator, varianta “Storeware Premium” este raspunsul.

Intrari/Iesiri Reciclare

Continuam cu o alta specialitate, se numeste Intrari reciclare. Ce face acest modul? Daca tratezi fizico-chimic un deseu, exista posibilitatea de a-i schimba codul de incadrare in unul sau mai multe coduri diferite. Acest lucru se efectueaza prin intermediul modulului Intrari reciclare. El va efectua iesirea deseurilor care se transforma si va efectua intrarea deseurilor intr-un stoc separat in care se va tine evidenta deseurilor transformate. In lista de sus sunt deseurile alese din stoc, care vor suferi transformarea, in lista de jos sunt deseurile transformate. Singura regula, cantitatea de deseuri intrata este egala cu cantitatea de deseuri in care s-au transformat.

Iesiri Reciclare

Ceea ce urca, coboara, ceea ce intra trebuie sa si iasa. Urmand acest indiciu, deseurile transformate vor fi scoase din stoc prin distrugere, reciclare sau transportate catre o terta firma. Toate actele de care ai nevoie pot fi completate din aceasta fereastra. Adaugand, vom goli stocurile, pastrand insa trasabilitatea dewseului pe tot parcursul.

Ieşiri parteneri – deşeuri

Simt, ştiu şi e firesc, suntem împreună de ceva vreme. Ai un pic de oboseală, plictis şi chiar un pic de frustrare. Oricât de mult doresc să scurtez descrierea, îmi pare că evit să îţi descriu o funcţie importantă, sau o facilitate care te ajută. Însă o relaţie trainică se clădeşte în timp, şi dacă vom construi împreună acestă relaţie, vom avea mai multe ocazii să-ţi arăt toate detaliile. Acum voi dezvălui ţinta, finalul, scopul. Ieşirea deşeului din stoc reprezintă sfârşitul drumului tău alături de el. Fie că a fost distrus, reciclat sau trimis către alţi procesatori, după acest moment, responsabilitatea ta scade dramatic. Abia acum deşeul devine doar un număr. Iar acum îţi voi arăta cum să transformi un deşeu într-un număr din trecut.

O ieşire are un act prin care se efectuează şi o direcţie spre care o apucă. Dar provenienţa lui este din stocuri. La fel vom face şi noi. În tabelaşul de deşeuri este un buton verde cu semnul plus care va deschide fereastra de stocuri. Am mai spus că viteza este importantă, de aceea am simplificat munca ta printr-o funcţie intuitivă. Fiecare linie din stocuri are o căsuţă. Aşa că vei alege din câteva mişcări toate deşeurile pe care doreşti să le scoti şi ele vor fi transportate în ieşiri. Rapid nu? Şi nu e totul, doar o facilitate. Mai este una frumoasă. La fiecare ieşire din tabel poţi să aloci anexa 2, anexa 3 sau anexa 7 separat, sau poţi să aloci o anexa pentru toate deşeurile pe care doreşti să le scoţi. Şi fiecare anexă o poţi imprima. Şi ieşirea o poţi scrie pe un aviz. Şi… dar mă opresc aici să nu crezi că doar mă laud. La adăugarea ieşirii, se vor sterge din stocuri cantităţile scoase. Dar asta nu este facilitate, este ceva firesc, nu?

Avize-facturi

Într-adevăr acum vedem panglica de la sfârşit, linia de sosire. Transportăm deşeurile către reciclatori, facem acte de transport, avize şi bine-nţeles facturi. Pentru că eşti o afacere şi lucrurile trebuie să capete o valoare. Aceste acte reprezintă produsul tău, efortul tău. Este normal să-l priveşti cu interes, iar noi facem acelaşi lucru. Orice act care este important poate fi accesat din ferestrele care au legătură strânsă cu acel document. De exemplu, avizul poate fi generat direct din ieşiri cu toate deşeurile completate în aviz. Din aviz automat se poate genera şi factura, ceea ce măreşte ritmul generării actelor. Dar să vorbim un pic despre aviz.

Nu mai vorbim despre serie şi număr. Le alegi din top. Vorbim despre furnizor şi beneficiar. La deschidere se completează automat cu datele tale implicite. Dar, dacă ai nevoie să întocmeşti rapid un aviz sau o factură (sunt relativ apropiate ca şi componente) pentru un alt punct de lucru al tău, o poţi face foarte repede. Pentru că atât factura cît şi avizul au fost concepute ca şi module de sine stătătoare, având însă posibilitatea să culeagă date din diferite părţi, cum ar fi factură din intrări, sau aviz scris direct de la tastatură. Libertatea şi posibilităţile sunt atât de multe încât poţi efectua cam orice tip de factură sau aviz ai nevoie.

Până la adăugare, poti modifica orice componentă din factură. Dar după adăugare, nu mai poti decât să anulezi factura. Dar asta este un lucru bun, că va opri pe cel care greşeşte să inducă erori în contabilitate. Trebuie să dăm atenţie acestor detalii, pentru a nu genera ulterior probleme ceva mai greu de rezolvat.

Pe factură, ca şi pe aviz poţi adăuga scurte mesaje necesare clientului sau contabilului. Sunt 3 câmpuri cu verde închis care vor tipări textul din el pe factură sau aviz.

Şi un pic de magie, factura sau avizul cum am spus, pot primi date din diverse părţi ale programului, cum ar fi din intrări, din ieşiri, din contracte (dacă doreşti să facturezi o taxă, un serviciu). Dar mai mult decât atât, poţi concepe şi completa o listă cu produse proprii sau servicii taxabile, pe care să le transporţi rapid în factură. Şi mai mult, dacă ai un program de contabilitate ca si WinMentor, poţi exporta în programul de conta facturile emise. Simplu si eficient, nu? Şi bine-nţeles poţi imprima factura şi avizul pentru a pregăti transportul. Drum bun şoferului şi să se întoarcă cu banii.

Rapoarte intrări-ieşiri-stocuri

Întotdeauna am avut impresia că rapoartele sunt un oximoron perfect. Adică sunt un lucru plicticos dar absolut necesar. Am să încord arcul încă o dată pentru a arăta o mică parte din puterea de raportare a Storeware. Pentru că, până la sfârşit, raportarea este o reflectare a muncii, a propriului succes. Şi pentru că sunt foarte multe rapoarte pe care le poţi genera, am să mă opresc asupra a 3 deosebit de importante, aş zice chiar zilnice.

Raportul de intrari, raportul de stocuri şi raportul de ieşiri.

Aceste rapoarte pot fi selectate după, partener, cod deşeu, nume deşeu, perioade, destinaţii, judeţ şi alte filtre de rafinare a căutărilor.  Pot fi imprimate dar, mai elegant, ele pot fi exportate în format PDF (ca să le trimiţi pe mail) sau în format excel pentru a putea efectua calcule suplimentare pe datele existente. Să ştii că această ultimă calitate este foarte importantă. Te va scuti de multe foi imprimate inutil. Dar mult mai mult, te va pune pe tine, managerul în centrul activităţii tale, ceea ce este scop pentru manager.

La final!

Atenţia unei persoane se poate întinde pe maximum 40 de minute. Sper că nu ţi-am răpit mai mult din timpul tău, care este cel mai preţios lucru pe care îl deţii. Şi chiar dacă nu am trecut prin toate funcţiile programului, imi doresc ca să fi reuşit să îţi transmit o imagine a ceea ce eu numesc un efort reuşit. Pentru că acest program a încercat, şi reuşeste pentru mulţi clienţi, să fie un ajutor în munca lor zilnică. Imi doresc ca şi tu să vezi în el unealta de care ai nevoie în afacerea ta, şi cu ea să urci pe scara realizării. Îţi doresc succes, dar nu înainte de a-ţi arăta îndemul de a nu renunţa a lui George Orwell:

„Cea mai rapidă cale de a termina un război este să-l pierzi.”

Cu respect,
Daniel Arghiriade
Tehnical Manager, IT SETUP SOLUTIONS SRL