Exportul unui raport pot spune că este una din cele mai importante etape din procesul de gestionare. Un raport exportat îţi permite să îl trimiţi pe mail, să îl arhivezi, să îl alături altui raport sau să-l modifici, folosindu-i datele într-un program tabelar precum Excel.

Cum se face:

După deschiderea raportului dorit, în partea de sus a ferestrei se află un buton în formă de dischetă cu titlul “Export report”. Apăsând acest buton se va deschide o fereastră de alegere a căii de salvare, a numelui fişierului şi a tipului de fişier.

Tipurile de fişier în care se poate exporta raportul sunt:

Crystal Reports *.rpt – fisier de tip raport care poate fi deschis de programe specializate. În lucrul obişnuit nu este foarte folosit.

Acrobat Reader *.pdf – va salva raportul ca un fişier de tip pdf (se deschide cu Acrobat Reader). Este foarte folositor dacă se doreşte trimiterea raportului pe mail.

Microsoft Excel *.xls – va salva raportul înt-un fişier de tip excel. Atenţie, acest tip de fişier nu va permite foloşirea datelor uşor,  dar va arăta vizual asemenea raportului original.

Microsoft Excel Data Only *.xls – va permite salvarea raportului într-un fisier excel cu posibilitatea de a folosi datele din el în calcule diverse. Pentru extinderea datelor prin calcule acest format este recomandat.

Microsoft Word *.doc – va exporta raportul într-un fişier de tip word, permiţând modificarea şi salvarea ulterioară a raportului. Foarte util pentru exportul avizelor, facturilor sau a facturilor proforme.

Rich Text Format *.rtf + exportă raportul într-un fisier de tip text care va putea fi citit de majoritatea sistemelor de operare, fără a fi nevoie de programe specializate. De asemenea este ideal acest format pentru a permite importul datelor în alte programe.

Acestea fiind zise, vă resubliniez importanţa acestei facilităţi şi vă îndrum să o folosiţi cât mai des.